Category: Autoresponder

In this tutorial, you will turn on a Default Reply for one WhatsApp account. It sends when no Chatbot item matches the customer message.

Time needed: 10 minutes

Before you start

Make sure:

• You are logged in to Wabot.
• The WhatsApp account you will use shows Online.
• You have a second phone to send a test message. Do not test from the connected phone.

Autoresponder is not keyword matching. For a reply that depends on words the customer types, use Choose Keyword mode.

1. Open Autoresponder

On the left menu, click Autoresponder.

You will see one card per WhatsApp account. Status may still say Not Set.

Screenshot exampleAutoresponder account listClean UI. No real names, emails, or chats.

2. Configure the account

On the account card, click Configure.

The page title is Default Reply.

3. Enable and write the greeting

Set Status to Enable.

Leave Sent to on All for this test.

Leave Reply Using AI? on Normal Mode.

Under Text Message / Caption, type a short greeting.

Hi, thanks for messaging us. A team member will reply shortly.

You can add optional media under Media (Optional).

Click Save.

Screenshot exampleDefault Reply Enable and textClean UI. No real names, emails, or chats.

4. Send a test from another phone

From the second phone, send a short WhatsApp to the connected number.

Hello

Open Live Chat and check that conversation.

Make sure it worked

This tutorial worked when:

• The account card shows Status as Enabled.
• Send To shows All.
• The second phone received your greeting.
• The same reply appears in Live Chat.

If it didn’t work

Nothing was sent

• Confirm Status is Enable, then Save again.
• Confirm the WhatsApp account is still Online.
• Send a message that does not match a Chatbot keyword item.

You see a yellow chatbot warning

If Chatbots already has a Default Reply, Autoresponder only sends when that Chatbot reply fails. Turn the Chatbot default off, or test with a message that the Chatbot does not answer.

You tested from the same phone

Use a different phone. The connected number cannot message itself.

Next

The greeting now replies to everyone. Next, send it only to individual chats or only to groups.

Choose who receives the reply →

Dalam tutorial ini, anda akan menghidupkan Default Reply untuk satu akaun WhatsApp. Ia hantar bila tiada item Chatbot yang sepadan dengan mesej pelanggan.

Masa diperlukan: 10 minit

Sebelum mula

Pastikan:

• Anda sudah log masuk ke Wabot.
• Akaun WhatsApp yang akan digunakan menunjukkan Online.
• Anda ada telefon kedua untuk hantar mesej ujian. Jangan uji dari telefon yang disambungkan.

Autoresponder bukan padanan kata kunci. Jika balasan bergantung pada perkataan yang pelanggan taip, guna Choose Keyword mode.

1. Buka Autoresponder

Pada menu sebelah kiri, klik Autoresponder.

Anda akan nampak satu kad untuk setiap akaun WhatsApp. Status mungkin masih Not Set.

Contoh screenshotSenarai akaun AutoresponderUI bersih. Tiada nama, e-mel, atau chat sebenar.

2. Konfigurasi akaun

Pada kad akaun, klik Configure.

Tajuk halaman ialah Default Reply.

3. Hidupkan dan tulis salam

Tetapkan Status kepada Enable.

Biarkan Sent to pada All untuk ujian ini.

Biarkan Reply Using AI? pada Normal Mode.

Di bawah Text Message / Caption, taip salam pendek.

Hai, terima kasih mesej kami. Pasukan kami akan balas sebentar lagi.

Anda boleh tambah media pilihan di bawah Media (Optional).

Klik Save.

Contoh screenshotDefault Reply Enable dan teksUI bersih. Tiada nama, e-mel, atau chat sebenar.

4. Hantar ujian dari telefon lain

Dari telefon kedua, hantar WhatsApp pendek ke nombor yang disambungkan.

Hello

Buka Live Chat dan semak perbualan itu.

Pastikan ia berjaya

Tutorial ini berjaya apabila:

• Kad akaun tunjuk Status sebagai Enabled.
• Send To tunjuk All.
• Telefon kedua terima salam anda.
• Balasan yang sama muncul dalam Live Chat.

Kalau tak jadi

Tiada yang dihantar

• Pastikan Status ialah Enable, kemudian Save semula.
• Pastikan akaun WhatsApp masih Online.
• Hantar mesej yang tidak sepadan dengan item keyword Chatbot.

Ada amaran kuning chatbot

Jika Chatbots sudah ada Default Reply, Autoresponder hanya hantar bila balasan Chatbot itu gagal. Matikan default Chatbot, atau uji dengan mesej yang Chatbot tidak jawab.

Anda uji dari telefon yang sama

Guna telefon lain. Nombor yang disambungkan tidak boleh mesej dirinya sendiri.

Seterusnya

Salam kini balas kepada semua. Seterusnya, hantar hanya ke chat individu atau hanya ke kumpulan.

Pilih siapa terima balasan →

In this tutorial, you will limit the Default Reply to individual chats or to groups.

Time needed: 8 minutes

Before you start

Make sure:

• The account already has a Default Reply. Finish Turn on a Default Reply first.
• Status on the card shows Enabled.

1. Open Configure

On the left menu, click Autoresponder.

On the account card, click Configure.

2. Set Sent to

Find Sent to.

Choose one:

• Individual — 1-to-1 chats only
• Group — group chats only
• All — both

For a shop inbox, Individual is usually enough.

Click Save.

Screenshot exampleSent to Individual Group AllClean UI. No real names, emails, or chats.

3. Check the card

Back on Autoresponder, the card Send To value should match what you saved.

4. Test the other chat type

If you chose Individual, send a test in a group that includes the connected number. That group should not get the Default Reply.

If you chose Group, send a 1-to-1 test from the second phone. That chat should not get the Default Reply.

Make sure it worked

This tutorial worked when:

• The card Send To shows Individual or Group.
• A matching chat still receives the Default Reply.
• The other chat type does not.

If it didn’t work

Send To still shows All

Open Configure, set Sent to again, and click Save.

Both chat types still get the reply

You are still on All. Change it to Individual or Group, then Save.

Groups never reply

WhatsApp groups only work if the connected number is in that group, and Sent to is Group or All.

Next

Customers in the right chat type get the reply. Next, stop the reply from going to staff numbers.

Exclude staff numbers →

Dalam tutorial ini, anda akan menghadkan Default Reply kepada chat individu atau kepada kumpulan.

Masa diperlukan: 8 minit

Sebelum mula

Pastikan:

• Akaun sudah ada Default Reply. Siapkan Hidupkan Default Reply dahulu.
• Status pada kad tunjuk Enabled.

1. Buka Configure

Pada menu sebelah kiri, klik Autoresponder.

Pada kad akaun, klik Configure.

2. Tetapkan Sent to

Cari Sent to.

Pilih satu:

• Individual — chat 1-ke-1 sahaja
• Group — chat kumpulan sahaja
• All — kedua-duanya

Untuk inbox kedai, Individual biasanya mencukupi.

Klik Save.

Contoh screenshotSent to Individual Group AllUI bersih. Tiada nama, e-mel, atau chat sebenar.

3. Semak kad

Kembali ke Autoresponder. Nilai Send To pada kad patut sepadan dengan yang anda simpan.

4. Uji jenis chat yang lain

Jika anda pilih Individual, hantar ujian dalam kumpulan yang ada nombor yang disambungkan. Kumpulan itu tidak patut dapat Default Reply.

Jika anda pilih Group, hantar ujian 1-ke-1 dari telefon kedua. Chat itu tidak patut dapat Default Reply.

Pastikan ia berjaya

Tutorial ini berjaya apabila:

• Send To pada kad tunjuk Individual atau Group.
• Chat yang sepadan masih terima Default Reply.
• Jenis chat yang lain tidak.

Kalau tak jadi

Send To masih tunjuk All

Buka Configure, tetapkan Sent to semula, dan klik Save.

Kedua-dua jenis chat masih dapat balasan

Anda masih pada All. Tukar kepada Individual atau Group, kemudian Save.

Kumpulan tak pernah balas

Kumpulan WhatsApp hanya jadi jika nombor yang disambungkan ada dalam kumpulan itu, dan Sent to ialah Group atau All.

Seterusnya

Pelanggan dalam jenis chat yang betul dapat balasan. Seterusnya, hentikan balasan kepada nombor staf.

Kecualikan nombor staf →

In this tutorial, you will stop the Default Reply from sending to staff or your own extra phone.

Time needed: 8 minutes

Before you start

Make sure:

• The account Default Reply is Enabled.
• You know the staff WhatsApp numbers to skip.

1. Open Configure

On the left menu, click Autoresponder.

On the account card, click Configure.

2. Add excluded numbers

Find Excluded Phone Numbers.

Enter each number with the country code, no +, and no spaces. Separate numbers with a comma.

Right: 60123456789, 60198765432

Wrong: +60 12-345 6789

Click Save.

Screenshot exampleExcluded Phone NumbersClean UI. No real names, emails, or chats.

3. Test from an excluded phone

From one excluded number, send a WhatsApp to the connected account.

That chat should not get the Default Reply.

From a number that is not in the list, send another test. That chat should still get the reply.

Make sure it worked

This tutorial worked when:

• The excluded numbers are still in the field after Save.
• An excluded phone does not receive the Default Reply.
• A normal customer number still does.

If it didn’t work

The excluded phone still got the reply

• Check the format: country code, no +, no spaces.
• Separate numbers with commas only.
• Save again, then send a new test.

Right: 60123456789

Wrong: 012-345 6789

You excluded the customer by mistake

Remove that number from Excluded Phone Numbers and Save.

Next

Staff numbers are skipped. Next, stop the same person getting the greeting on every message.

Pause and re-trigger the reply →

Dalam tutorial ini, anda akan menghentikan Default Reply daripada dihantar kepada staf atau telefon tambahan anda.

Masa diperlukan: 8 minit

Sebelum mula

Pastikan:

• Default Reply akaun berstatus Enabled.
• Anda tahu nombor WhatsApp staf yang mahu dilangkau.

1. Buka Configure

Pada menu sebelah kiri, klik Autoresponder.

Pada kad akaun, klik Configure.

2. Tambah nombor dikecualikan

Cari Excluded Phone Numbers.

Masukkan setiap nombor dengan kod negara, tanpa +, dan tanpa ruang. Pisahkan nombor dengan koma.

Betul: 60123456789, 60198765432

Salah: +60 12-345 6789

Klik Save.

Contoh screenshotExcluded Phone NumbersUI bersih. Tiada nama, e-mel, atau chat sebenar.

3. Uji dari telefon yang dikecualikan

Dari satu nombor yang dikecualikan, hantar WhatsApp ke akaun yang disambungkan.

Chat itu tidak patut dapat Default Reply.

Dari nombor yang tiada dalam senarai, hantar ujian lain. Chat itu patut masih dapat balasan.

Pastikan ia berjaya

Tutorial ini berjaya apabila:

• Nombor dikecualikan masih ada dalam medan selepas Save.
• Telefon yang dikecualikan tidak terima Default Reply.
• Nombor pelanggan biasa masih terima.

Kalau tak jadi

Telefon dikecualikan masih dapat balasan

• Semak format: kod negara, tanpa +, tanpa ruang.
• Pisahkan nombor dengan koma sahaja.
• Save semula, kemudian hantar ujian baharu.

Betul: 60123456789

Salah: 012-345 6789

Anda kecualikan pelanggan tersilap

Buang nombor itu dari Excluded Phone Numbers dan Save.

Seterusnya

Nombor staf dilangkau. Seterusnya, hentikan orang yang sama dapat salam pada setiap mesej.

Jeda dan hantar semula balasan →

In this tutorial, you will set how many minutes Wabot waits before sending the Default Reply again to the same chat.

Time needed: 8 minutes

Before you start

Make sure:

• The account Default Reply is Enabled.
• You can send two test messages from a second phone.

1. Open Configure

On the left menu, click Autoresponder.

On the account card, click Configure.

2. Set the pause

Find Pause & Re-Trigger Only After (minutes).

Pick a number of minutes. For a shop greeting, 60 or 1440 (one day) is common. 1 means it can send again after one minute.

Click Save.

Screenshot examplePause & Re-Trigger Only AfterClean UI. No real names, emails, or chats.

3. Send two test messages

From the second phone, send a first message. You should get the Default Reply.

Send a second message straight away.

You should not get the Default Reply again until the pause minutes have passed.

Make sure it worked

This tutorial worked when:

• The first test message received the Default Reply.
• The second message inside the pause window did not.
• After the pause, a new message can receive it again.

If it didn’t work

Every message still gets the reply

• Confirm you clicked Save.
• Open Configure and check the minutes value is not 0 or 1 if you need a longer gap.
• Wait the full number of minutes, then test again.

The first message also got no reply

The pause is not the problem. Go back to Turn on a Default Reply and confirm Status is Enable.

Next

One account is paced correctly. Next, copy the same Default Reply to every WhatsApp account.

Apply the reply to all accounts →

Dalam tutorial ini, anda akan menetapkan berapa minit Wabot tunggu sebelum hantar Default Reply semula kepada chat yang sama.

Masa diperlukan: 8 minit

Sebelum mula

Pastikan:

• Default Reply akaun berstatus Enabled.
• Anda boleh hantar dua mesej ujian dari telefon kedua.

1. Buka Configure

Pada menu sebelah kiri, klik Autoresponder.

Pada kad akaun, klik Configure.

2. Tetapkan jeda

Cari Pause & Re-Trigger Only After (minutes).

Pilih bilangan minit. Untuk salam kedai, 60 atau 1440 (satu hari) biasa digunakan. 1 bermaksud ia boleh hantar semula selepas satu minit.

Klik Save.

Contoh screenshotPause & Re-Trigger Only AfterUI bersih. Tiada nama, e-mel, atau chat sebenar.

3. Hantar dua mesej ujian

Dari telefon kedua, hantar mesej pertama. Anda patut dapat Default Reply.

Hantar mesej kedua terus.

Anda tidak patut dapat Default Reply lagi sehingga minit jeda tamat.

Pastikan ia berjaya

Tutorial ini berjaya apabila:

• Mesej ujian pertama terima Default Reply.
• Mesej kedua dalam tetingkap jeda tidak.
• Selepas jeda, mesej baharu boleh terima semula.

Kalau tak jadi

Setiap mesej masih dapat balasan

• Pastikan anda klik Save.
• Buka Configure dan semak nilai minit bukan 0 atau 1 jika anda perlukan jurang lebih lama.
• Tunggu penuh bilangan minit, kemudian uji semula.

Mesej pertama juga tiada balasan

Jeda bukan masalahnya. Kembali ke Hidupkan Default Reply dan pastikan Status ialah Enable.

Seterusnya

Satu akaun sudah berjeda betul. Seterusnya, salin Default Reply yang sama ke setiap akaun WhatsApp.

Guna balasan pada semua akaun →

In this tutorial, you will copy one Default Reply to every connected WhatsApp account.

Time needed: 8 minutes

Before you start

Make sure:

• One account already has a working Default Reply. Finish Turn on a Default Reply first.
• You have more than one WhatsApp account.
• The same greeting is suitable for every account you will overwrite.

Apply to All replaces the Default Reply on every connected account. Open any special account later and click Configure if it needs different text.

1. Open Apply to All

On the left menu, click Autoresponder.

Click Apply to All.

The header says Apply to All Accounts.

Screenshot exampleApply to All AccountsClean UI. No real names, emails, or chats.

2. Set the shared reply

Set Status to Enable.

Set Sent to, the Text Message / Caption, exclusions, and pause the same way you did for one account.

Leave Reply Using AI? on Normal Mode.

Click Save.

3. Check the cards

Go back to Autoresponder.

Each connected account should show Status as Enabled, and the same Send To value.

If one account must stay different, click Configure on that card only and change it.

Make sure it worked

This tutorial worked when:

• The form header was Apply to All Accounts before you saved.
• Every connected account card shows Enabled.
• A test to a second account also receives the same greeting.

If it didn’t work

One account is still Not Set

• Confirm that account is connected and Online.
• Website accounts are not used for Autoresponder.
• Click Configure on that card and save it on its own.

You overwrote a custom greeting

Open that account with Configure, paste the old text, and Save. Do not click Apply to All again unless you want every account to match.

Next

Every account can greet customers. Next, forward the incoming chat to a staff WhatsApp.

Forward the chat to a staff number →

Dalam tutorial ini, anda akan menyalin satu Default Reply ke setiap akaun WhatsApp yang disambungkan.

Masa diperlukan: 8 minit

Sebelum mula

Pastikan:

• Satu akaun sudah ada Default Reply yang jadi. Siapkan Hidupkan Default Reply dahulu.
• Anda ada lebih daripada satu akaun WhatsApp.
• Salam yang sama sesuai untuk setiap akaun yang akan ditimpa.

Apply to All ganti Default Reply pada setiap akaun yang disambungkan. Buka akaun khas kemudian dan klik Configure jika ia perlu teks berbeza.

1. Buka Apply to All

Pada menu sebelah kiri, klik Autoresponder.

Klik Apply to All.

Header kata Apply to All Accounts.

Contoh screenshotApply to All AccountsUI bersih. Tiada nama, e-mel, atau chat sebenar.

2. Tetapkan balasan kongsi

Tetapkan Status kepada Enable.

Tetapkan Sent to, Text Message / Caption, pengecualian, dan jeda sama seperti satu akaun.

Biarkan Reply Using AI? pada Normal Mode.

Klik Save.

3. Semak kad

Kembali ke Autoresponder.

Setiap akaun yang disambungkan patut tunjuk Status sebagai Enabled, dan nilai Send To yang sama.

Jika satu akaun mesti berbeza, klik Configure pada kad itu sahaja dan tukar.

Pastikan ia berjaya

Tutorial ini berjaya apabila:

• Header borang ialah Apply to All Accounts sebelum anda simpan.
• Setiap kad akaun yang disambungkan tunjuk Enabled.
• Ujian ke akaun kedua juga terima salam yang sama.

Kalau tak jadi

Satu akaun masih Not Set

• Pastikan akaun itu disambungkan dan Online.
• Akaun laman web tidak digunakan untuk Autoresponder.
• Klik Configure pada kad itu dan simpan sendiri.

Anda timpa salam khas

Buka akaun itu dengan Configure, tampal teks lama, dan Save. Jangan klik Apply to All semula kecuali anda mahu semua akaun sama.

Seterusnya

Setiap akaun boleh sapa pelanggan. Seterusnya, forward chat masuk ke WhatsApp staf.

Forward chat ke nombor staf →